クロスオーバーネットワークの湯浅かずみです。
私は京都の企業に勤めており、企画・販売促進という仕事柄、毎日様々な案件に出会うことが多いです。
ただルーティーンワークが少ないため、なかなか業務効率を上げることが難しいのですが、その中で、今回私が仕事で実践している「時間管理術」をお伝えします。
１．1回30分の報告より、3分10回の報告を！
簡単に言えば報告をマメにします。
しかも口頭です。
当たり前の事かもしれませんが、私が実践しているのは上司、つまり判断が欲しい相手のスキマ時間を狙って約5分以内（平均3分程）で報告します。
例えば、
・会議室に行くまでの移動時間
・休憩やタバコの時間
・出張時の往復の電車時間
などの時間で報告することが多いです。
具体的には、上司が珈琲を買うために席をたったら自分もそれに合わせて席を立ち、自販機に向かう間から自販機前でカップ珈琲が完成する待ち時間を使って案件の説明や判断を求めます。
2-3分程話して判断をもらえたら、上司はゆっくりと珈琲時間を楽しみ、私はそのままトイレに行くなど他の導線と繋げてさらに時間短縮をしています（笑）
そのように案件の状況をマメに伝えることで、上司の中での記憶が新しいので再度の説明は不要ですし、逆に案件に関連する有益な情報を提供してくれるなど動きやすくなります。
これがメールだと、背景から説明することになり、だらだらと長文になる可能性もあります。
受け取るニュアンスも人によって異なるので、文章表現にも気を付けますし、返事を待つ時間もあるので結果的に時間がかかりますし、気合いも必要ですよね。
ただ、このスキマ時間を使った報告方法で気を付けているポイントは、上司に話す際に「報告なのか、相談なのか、承認・判断が欲しいのか」を冒頭で明確に伝えます。
そうすることで、私が話している最中に、聞き手である上司は答えや質問事項を考えながら聞いてくれるため、話し終えた際の次の一歩が早くなると思います。
実は、私自身もこの方法を半年前に取り入れたのですが、その効果は絶大です。
今までは「出張の移動時間くらい自分の時間にしたい」と思って現地集合が多かったですが、これを実践することで月の残業時間が約40%減りました！
結構メール報告に時間を使っていたんだなぁと反省です。
２．利用頻度の多いものほどカスタマイズを！
私は仕事上、Excel作業やメール作業が多いのですが、Excelの場合は良く使う機能を「ツールバー」にコマンドとして設定しています。
そのため、「太字にしたいけど、どこにその機能あったかな？」という探す時間を抹消しています。
コマンドの配置もこだわり、似ている機能を集約した並びになっています。
そうすることで、カーソル移動時間も若干ですが少なくなります。
もちろん、ショートカットキーも多用です！
またメールなど文字を打つ際にも、「単語の登録」機能を使って、「おは」と入力するだけで「おはようございます。」と出るように登録したり、「いつもお」と入力すると「いつもお世話になっております。」と変換されるように登録したりしています。
これは打ち間違いを防止する要素も含んでおり、特に人の名前で旧字体を使われている場合にはすぐに登録します。
登録する際には少し時間がかかりますが、後で探す時間や間違ったまま覚えてしまい相手に失礼になることを軽減できます。
チリツモ方式です＾＾
これはすぐにでも実践できますので本当にオススメです。
私の携帯もそういうショートカット要素をふんだんに盛り込んでいますので、是非３月１７日（金）に開催される「ほんまもんの女になる道場 第3回」に来ていただき、携帯を覗いてください（笑）。
ただ、私のプライベートでは、実は時間管理をほとんどしていません。
思う存分・そのときの気分次第で過ごしています。
プライベートを充実させるための仕事時短術というのが私の中での位置づけなのです（笑）
では次は、松井舞さん！
舞ちゃん、よろしくお願いいたします。
クロスオーバーネットワーク／湯浅かずみ