クロスオーバーネットワークの八ツ元優子です。
今回は、『私の時間管理術』について、書かせてもらいます。
1.タイムスケジュールの作成
【仕事】
仕事面では、1ヶ月でやる事・その〆切を列挙
↓
それを1週毎に割り振る
↓
一日のタイムスケジュールを作成。
1週間毎のタイムスケジュール作成では平日5日の内1.5日を予備、
一日のタイムスケジュール作成では一日の内3時間を予備として、余裕を持たす。
【プライベート】
プライベートは、「食事会」「1週間分の食事作置き」「1週間分のアイロンがけ」等の
家事を含めたプライベートtodoの1週間のタイムスケジュールを作成。
2. 仕事のスピードアップの工夫
前記1.のとおりタイムスケジュールを立てても、実行できなければ意味が無いですよね。
そこで、仕事については、スピードアップの工夫をして、タイムスケジュールを厳守できるようにしています。
(1) 仕事の着手を早く！
メールについて、「受信トレイ」の外、案件毎のフォルダを作成
↓ 「受信トレイ」にメール届く
- ✓ 読むだけでOKのメールは、メールを読んだら、当該案件フォルダに移動。
- ✓ メールを返信すればOKのメールは、返信完了後、当該案件フォルダに移動。
- ✓ 作業（書面作成、調べもの等）が必要なことが記載してあるメールは、その作業が完成し、お客様なりに提出完了後、当該案件フォルダに移動。
このメール処理を2年前に導入したら、『受信トレイに、メールが溜まったままにならないように！』と自分のお尻を叩けるようになり、大げさではなく、仕事の処理スピードが2倍アップになりました♪
(2) 無駄な作業を避ける！
上司に決裁・判断を仰ぐ仕事については
- ✓ 上司から指示をもらった段階（完成度0％段階）→「この方向性でいいか」と即確認。
- ✓ 完成度30％の段階で、上司に、「こういう形で進めている」とドラフトなり、進捗を報告・確認。
- ✓ 完成度70％で、上司に提出。←お客様への提出期限より、早く上司に提出。
私は、一緒にチームを組んで仕事をすることが多く、そのチームでの上司に、決裁・判断を仰いで仕事をすることが多いです。
過去、お客様への提出期限ギリギリに、『これで100％の完成度だ』と上司に提出したものの、そもそも方向性が違っていた！途中で確認しておけば不要な作業・調べものが回避できた！という失敗が多々ありました。
そこで、上記のように、上司に確認を入れながら仕事をするようにしたところ、無駄な作業を回避でき、仕事のロスが無くなる＝仕事の処理スピードが上がりました♪
私の時間管理術は、主に、以上のとおりです。
あとは、仕事・家事全般において、物事をやり始める時に、『これは、30分で終わらせる』など、時間を区切って物事に取り掛かります。
例えば、このブログを書くにしても、30分という時間を設定してから取り掛かりました。
30分経って、私のタイムスケジュール上、支障がなければそのままブログを書き続けますが、タイムスケジュール上他のTodoがあれば、ブログを書くことは一旦切り上げます。
私の時間管理術は、ギチギチ・ガチガチしていますよね。
私、この1月末に出産を控えているのですが（このブログ、出産前に書いてます）子供ができたら、『こんなギチギチ・ガチガチした時間管理術、通用しなくなるかな』と思っています。
子供は、自分の思い通りにコントロールできませんもんね。
なので、3月17日に開催予定の「ほんまもんの女になる道場 第3回」では、参加者の皆様の時短管理術など、お聞きできれば嬉しいな、と思っています！
それでは、お次は、村尾智子さん。よろしくお願いいたします！
クロスオーバーネットワーク／八ツ元優子